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2000.03【特集記事−本誌編集部より−】
ISO文書管理電子化のポイント


 
ISO 9000s及びISO 14001の認証取得件数は、厳しい経営環境にもかかわらず順調に伸びており、各企業(組織)の関心の高さは依然として衰えていない。むしろ、各企業とも厳しい経営環境の中にあって、ISOへの挑戦を経営戦略上極めて重要であると位置付け優先的に取り組んでいることがうかがえる。おりしも、ISO 9000sの2000年改訂作業が進んでおり、認証取得済みの企業も含めて、ISOへの関心は更に増しているものと考えられる。
ISO 9000s、ISO 14001にとって、マネジメントシステムの文書化および文書管理は基本的要求事項である。企業にとって、マネジメントシステムの文書化と文書管理をいかに適切に効率的に行うかは、ISO認証取得段階のみならず、認証取得後のシステム運用段階も含めてISO導入の成否を左右するキーポイントの一つといえる。

ISO認証取得済みの企業の中には、文書管理に苦労している例が少なくないのが現状である。そうした背景もあり、ISO文書管理を効率化し、ISO導入を成功に導く手段として文書管理の電子化を進める企業が増えている。しかし、文書管理の電子化を進めるにあたって、注意しなければならないことは多い。
3月17日開講の「ISO規格に対応する電子文書管理のすすめ方と問題点」では、ISO 9000s、ISO 14001に共通する文書管理の電子化について、その考え方と具体的な進め方のポイントを以下に示す項目に従って示す。

1.ISO 9000s、ISO 14001と情報化

ISO 9000sとISO 14001の導入・運用と企業(組織)内の情報化は個別に進められているケースがほとんどである。両規格の導入・運用と情報化をどのように関連づけて推進すべきかを示す。特に、ISO 9000sの2000年改訂への対応を考慮した情報化推進の考え方についても触れる。

2.文書管理の現状と課題

ISOマネジメントシステムでまず問題になるのが文書管理である。文書管理の現状の問題点、およびその解決策としての文書管理電子化のメリットと課題について、文書を管理する側と利用する側の両面から整理して述べる。

3.ISO規格要求事項と文書管理電子化のポイント

まず、ISO規格要求事項を正しく解釈することが全ての基本である。文書管理(および記録管理)に関連する規格要求事項の解釈をISO/DIS9001:2000も含めて解説し、文書管理を電子化する際の要件を示す。
電子化された文書は、ほとんどの業務プロセスにさまざまな形態で存在する。それらの特徴と管理のポイントを示し、更にマニュアルや手順書等にどのようにもりこめばよいのかを具体的に示す。また、内部監査の実施や第三者審査への対応にあたって留意すべき点についてもふれる。

4.ISO文書管理の電子化の進め方

文書管理の電子化を、やみくもに進めてはならない。自社(あるいは自部門)の情報化方針、情報化レベルなどの情報化の現状を考慮し適切に進める必要を示す。また、情報化推進の前提となる各種の標準化やインフラ整備、情報リテラシーの高揚などへの取り組みについても触れる。
文書管理電子化の各種システム構成をその特徴、管理のポイントとともに示す。また、自社構築(開発)する場合とパッケージソフトを導入する場合のメリット/デメリットを、自社(自部門)の情報化現状を考慮して比較・評価する手順を示す。

5.文書管理電子化の実際

文書管理の電子化の実例を、自社構築とパッケージソフト導入の双方について各種示す。特に、パッケージソフトについては、各々の特徴を比較・整理して解説する。
1については、ISO 9000sとISO 14001の一本化がISOの世界でも話題に上がりながら、今度のISO 9000:2000年改正のDISでも両立性というところにとどまっている。つまり、効率化をはばむものは組織の中の人の心である。しかし大きな流れは変えられない。
2については、文書管理システム構築者が、ユーザの使い勝手や、現場のノウハウの意味をどれだけ汲み上げることができるかにかかっていること。あらゆるシステム構築に同じ。もちろんユーザも、捨てるところは捨てなくてはならない。
3については、電子文書化システム構築者にISO規格要求事項を熟知している者が非常に少ないのは遺憾である。逆の立場は難しいため、当然、システム構築者がISOを理解する努力をするべきであろう。もちろん、現場の協力は必要である。
4については、自社の情報化方針、情報化レベルを見きわめることが成功の秘訣である。やると決まっても、すぐ走り出してはならない。トップ層の理念やレベルを理解しないシステム屋は悲劇のもとである。
5については、使えないパッケージソフトを購入しない。(逆に使う方の頭次第ともいえる。)
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